Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

KWATERA24 GmbH
Waldeyerstraße 6
10247 Berlin
Amtsgericht Charlottenburg, HRB 290868 B
Telefon: +49 30 75435481
E-Mail: info@kwatera24.com

Diese Datenschutzerklärung gilt für die folgenden Online-Angebote:

• kwatera24.com – öffentliche Marketing- und Informationswebsite
• os.kwatera24.com – Produktwebsite der Software kwateraOS
• app.kwatera24.com – interne Management-Anwendung für Vermieter und Operatoren (zugangsbeschränkt)
• checkin.kwatera24.com – Online-Check-in-Portal für Gäste
• kunden.kwatera24.com – Kundenportal für unsere Firmenkunden (zugangsbeschränkt)

Unsere Websites (kwatera24.com und os.kwatera24.com), die Management-Anwendung (app.kwatera24.com), das Kundenportal (kunden.kwatera24.com) und das Check-in-Portal (checkin.kwatera24.com) werden bei der Railway Corporation (USA) in einem Rechenzentrum in Amsterdam (Niederlande) betrieben. Datenbank und Dateiablage liegen bei Supabase (Vertragspartner Supabase Pte. Ltd., Singapur) in einem Rechenzentrum von Amazon Web Services in Irland (EU). Schriften und Programmbibliotheken liefern wir von unseren eigenen Servern aus; Ihr Browser ruft dafür keine fremden Dienste wie Google Fonts auf.

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Daten in Server-Logs verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, User-Agent, Referrer-URL und übertragene Datenmenge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb). Logs werden nach maximal 30 Tagen gelöscht.

Da die eingesetzten Anbieter zu Konzernen mit Sitz in den USA gehören, kann ein theoretischer Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden. Mit den Anbietern bestehen daher Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO sowie – soweit anwendbar – die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Die Marketing-Website setzt nur technisch notwendige Speicherungen (z.B. zur Sprachauswahl) sowie – nach Einwilligung – Analyse- und Aufzeichnungstechnologien ein. Die Management-Anwendung und das Check-in-Portal nutzen technisch erforderliche Cookies bzw. Local-Storage-Einträge zur Sitzungsverwaltung und Authentifizierung.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch erforderlich) bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Auf kwatera24.com und os.kwatera24.com setzen wir PostHog (PostHog Inc., USA) ein. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in der Europäischen Union (eu.i.posthog.com) und wird über unsere Domain (/t) als Reverse-Proxy ausgespielt.

Eine Erfassung erfolgt ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung über unseren Consent-Banner. Ohne Einwilligung werden weder Klick- noch Bewegungs- noch Sitzungsdaten verarbeitet.

Nach Einwilligung verarbeitet werden:

• Seitenaufrufe, Verweildauer und Navigationspfade
• automatisch erfasste Interaktionen (Klicks, Formularinteraktionen)
• Session-Aufzeichnungen (Mausbewegungen, Eingaben in nicht-sensible Felder)
• Geräte- und Browserinformationen, gekürzte IP-Adresse
• pseudonyme Nutzer-ID in localStorage

Zweck: Reichweitenmessung, Produktanalyse und Verbesserung der Nutzererfahrung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Ihre Entscheidung speichern wir im technisch notwendigen Cookie „kwatera_consent“ auf kwatera24.com, damit sie auf www.kwatera24.com und os.kwatera24.com gleichermaßen gilt. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, über „Cookie-Einstellungen“ auf os.kwatera24.com oder indem Sie Cookies und lokalen Speicher Ihres Browsers für kwatera24.com löschen.

Speicherdauer: gemäß PostHog-Konfiguration derzeit bis zu 7 Jahre für Events; Session-Aufzeichnungen werden gemäß Standardkonfiguration nach maximal 1 Jahr gelöscht.

Unabhängig davon zählen wir, wie oft eine Seite aufgerufen wurde. Dazu übermittelt Ihr Browser an unseren eigenen Server ausschließlich die aufgerufene Seitenadresse. Gespeichert wird daraus nur eine Summe je Tag und Seite. Es entsteht kein Cookie, keine Kennung und kein Eintrag, der sich Ihnen oder Ihrem Gerät zuordnen ließe; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung unserer eigenen Angebote). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich, weil weder auf Ihrem Gerät gespeichert noch darauf zugegriffen wird und keine personenbezogenen Daten entstehen.

Auf Seiten mit Karte lädt Ihr Browser die Kartenbilder direkt bei CARTO (CartoDB Inc., 307 Fifth Avenue, Floor 9, New York, NY 10016, USA). Die Kartendaten stammen von OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende). Dabei erhält CARTO Ihre IP-Adresse und technische Angaben Ihres Browsers; eine Übermittlung in die USA ist möglich. Die Kartenbibliothek Leaflet liefern wir selbst aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die Lage unserer Unterkünfte anschaulich zu zeigen).

Suchen Sie auf kwatera24.com nach einem Ort, schickt unser Server Ihre Eingabe an die Google Maps Platform (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland), um passende Orte vorzuschlagen. Für die Fahrzeit zwischen Einsatzort und Unterkunft schickt unser Server die Koordinaten an openrouteservice (HeiGIT gGmbH, Heidelberg). Ihre IP-Adresse geben wir dabei nicht weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Suche nach einer passenden Unterkunft) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

In der Management-Anwendung nutzt die Adresssuche zusätzlich Nominatim der OpenStreetMap Foundation (St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Auf der Marketing-Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten an. Die Nachrichten werden serverseitig an die Gemini API von Google (Google LLC, USA) übermittelt und beantwortet. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte sowie der Konversationsverlauf der aktuellen Sitzung.

Nennen Sie im Chat Ihren Bedarf und Ihre Kontaktdaten, legt der Assistent daraus eine Anfrage in unserem System an; für sie gilt dann Abschnitt 8.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung). Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein.

Auf der Marketing-Website können Sie über verschiedene Formulare (z.B. Vermieter-Anfrage, Partner-Anfrage, Kwatera-Academy) Kontakt aufnehmen. Verarbeitet werden die von Ihnen angegebenen Daten (typischerweise Name, E-Mail, Telefon, Nachricht). Die Übermittlung erfolgt per E-Mail über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland) an info@kwatera24.com.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung; bei vertragsanbahnungsrelevanten Anfragen bis zum Ablauf handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre).

Schreiben Sie uns über den WhatsApp-Knopf, öffnet sich WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms Ireland Ltd.) mit unserer Nummer. Ihre Nachricht und Ihre Telefonnummer verarbeiten wir zur Beantwortung, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; für WhatsApp selbst gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

„Demo buchen“ auf os.kwatera24.com führt zur Terminbuchungsseite von Google Kalender. Die Angaben, die Sie dort machen, verarbeitet Google für uns im Rahmen von Google Workspace; wir nutzen sie, um den Termin mit Ihnen durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Auf der Partnerseite lädt Ihr Browser einzelne Vorschaubilder direkt bei Unsplash (images.unsplash.com); Unsplash erhält dabei Ihre IP-Adresse.

Buchen Sie eine Unterkunft direkt auf kwatera24.com, verarbeiten wir die Angaben aus dem Buchungsformular (Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zeitraum, Bettenzahl und Ihre Nachricht) und legen damit Buchung und Beleg an. Angebote und Rechnungen öffnen Sie über einen persönlichen Link auf app.kwatera24.com. Nehmen Sie dort ein Angebot an oder buchen Sie auf der Website, speichern wir als Nachweis den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent).

Bezahlen können Sie per Überweisung; den QR-Code dafür erzeugen wir selbst. Bei Zahlung per Karte oder PayPal leiten wir Sie auf die Bezahlseite von Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland) weiter. Stripe verarbeitet Ihre Zahlungsdaten; wir erhalten nur Betrag, Zahlstand, Kartenmarke und -art sowie das Land der Karte, nie die vollständige Kartennummer. Wählen Sie PayPal, ist zusätzlich PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg) beteiligt. Stripe und PayPal verarbeiten Daten teilweise als eigene Verantwortliche, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten; dafür gelten ihre Datenschutzerklärungen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, bis zu 10 Jahre) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis, dass und wann ein Angebot angenommen wurde).

Die Anwendung steht ausschließlich registrierten Geschäftskunden und deren Mitarbeitern nach Anmeldung zur Verfügung. Sie dient der Verwaltung der vertraglichen Beziehungen zwischen den Vermietern und ihren Endkunden.

Auf einer gesonderten, zugangsgeschützten Subdomain bieten wir Gästen die Möglichkeit, die für Beherbergung und Schlüsselübergabe erforderlichen Angaben digital zu erfassen. Verarbeitet werden ausschließlich die für diese Zwecke erforderlichen Identitäts-, Kontakt- und Aufenthaltsdaten.

Zwecke: Erfüllung des Beherbergungsvertrags, gesetzliche Meldepflichten (insbesondere § 29 ff. Bundesmeldegesetz) sowie Übergabe von Zugangsdaten an die betroffenen Gäste. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Reisen Gäste mit einem eigenen Fahrzeug an, erfassen wir im Check-in zusätzlich das Kfz-Kennzeichen und das Zulassungsland. Zweck ist die Zuordnung von Stellplätzen und die Klärung von Parkverstößen: Steht ein Fahrzeug falsch, können wir den Gast direkt erreichen. Diese Angabe gehört nicht zur gesetzlichen Meldepflicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem geordneten Parkbetrieb an unseren Unterkünften und in der schnellen Klärung von Beschwerden der Nachbarschaft. Das Kennzeichen wird zusammen mit den übrigen Check-in-Daten des Gastes gelöscht.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich an die in dieser Erklärung genannten Empfängerkategorien sowie wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Soweit Daten in Drittländer außerhalb der EU/EWR übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 DSGVO sowie – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework.

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich hierfür an info@kwatera24.com. Daneben besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, in der Regel der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Friedrichstr. 219, 10969 Berlin).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-Systeme erstellen ausschließlich Vorschläge zur weiteren manuellen Bearbeitung.

Sämtliche Datenübertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund neuer Funktionen, geänderter Dienstleister oder geänderter rechtlicher Vorgaben erforderlich wird. Die aktuelle Fassung ist jeweils unter dieser Adresse abrufbar.